سعید کشاورز

نحوه ایجاد یک دستور جلسه واقعا مؤثر

دستور جلسه - Agenda

جلسات یکی از مهم‌ترین اقدام‌ها در شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها هستند. اما جالب است بدانید، مطالعات نشان داده‌اند، جلسات مهم‌ترین عامل اتلاف زمان در دفاتر کار نیز به شمار می‌روند! دلیل این امر هم بسیار ساده است، در اکثر جلسات، خبری از دستور جلسه (Agenda) نیست؛ در واقع هدفی برای برگزاری جلسات در نظر گرفته نشده ‌است. بنابراین از آنجایی که موضوع مشخصی برای بحث و گفتگو وجود ندارد، جلسات ساعت‌های متمادی به طول می‌انجامند و نتایج دلخواه را نیز در پی نخواهند داشت.
اما آیا راهی برای مقابله با این مشکل وجود دارد؟
بله، یک دستور جلسه تشکیل دهید. به این ترتیب نه تنها از اتلاف زمان و نیروی انسانی جلوگیری می‌کنید؛ بلکه از آنجایی که همه چیز از پیش مشخص شده ‌است، شرکت‌کنندگان نیز زمان کافی برای آمادگی‌های لازم جهت حضور در جلسه را خواهند داشت. این امر میزان مشارکت نیروها را به مراتب افزایش می‌دهد.
ما با بررسی ۶ میلیون جلسه به این نتیجه رسیدیم که روی هم رفته جلساتی که با یک دستور جلسه تشکیل شده‌اند، در مقایسه با جلساتی که بدون دستور جلسه برگزار شده‌اند غالبا ۸ دقیقه زودتر به پایان رسیده‌اند.
اگر تصور کنیم که یک فرد معمولی در طول روز در ۵ جلسه شرکت می‌کند، این میزان ۳.۳ ساعت زمان اضافه در اختیار فرد می‌گذارد!
اگر تا به حال دستوری برای جلسات تهیه نکرده‌اید، شاید کمی گیج‌کننده باشد. اما نیازی به نگرانی نیست، چرا که در این مقاله به بررسی نکاتی می‌پردازیم که به تولید یک دستور جلسه تمام و کمال می‌انجامد. برویم سراغ تدوین دستور جلسه …

همواره زودتر از موعد دستور جلسه را تهیه کنید

بیایید فرض کنیم که روز چهارشنبه راس ساعت ۳ بعد از ظهر باید جلسه‌ای را برگزار کنید. نظر شما چیست؟ آیا بهتر است دستور جلسه را صبح روز چهارشنبه تهیه کنیم؟ امیدوارم پاسخ شما مثبت نباشد.
هرگز تا آخرین لحظه منتظر نمانید. همواره زودتر از موعد مقرر دستور جلسه را آماده کنید. هیچ چارچوب زمانی از پیش تعیین‌شده‌ای برای این منظور وجود ندارد. اما روی هم رفته بهتر است از سه روز قبل از جلسه این کار را انجام داده باشید. در زمانی که مانده است، اسناد موثق را آماده و تغییرات لازم را در صورت جلسه اعمال کنید.
علاوه بر این، زمانی که زودتر دست به کار می‌شوید، قادر خواهید بود یک نسخه از فایل نهایی را برای تمام شرکت‌کنندگان در جلسه ارسال کنید. بنابراین آن ها از محتوای جلسه اطلاع پیدا می‌کنند و با آمادگی بیشتری در جلسه حضور پیدا خواهندکرد.
در یک کلام اگر در تهیه دستور جلسه شکست بخورید، خود را برای یک شکست بزرگ‌تر در کسب‌و کار خود آماده می‌کنید.

دستور جلسه را با اصول اولیه آغاز کنید

زمانی که تصمیم می‌گیرید با برنامه‌ریزی دقیق زمان خود، اقدامات لازم برای تهیه دستور مورد نیاز جلسه را تهیه کنید، باید این نکته را به خاطر داشته باشید که مهم‌ترین نکته در آغاز، رعایت اصول اولیه است.

اصول اولیه در یک جلسه عبارت است از:

  • زمان شروع و پایان جلسه: این نکته را به یاد داشته باشید که این زمان معمولا نباید بیشتر از ۲۰ تا ۳۰ دقیقه به طول بیانجامد.
  • شرکت‌کنندگان اصلی در جلسه را مشخص کنید. تا جایی که امکان دارد افراد را برای شرکت در جلسه دعوت کنید.
  • جلسه در کجا برگزار می‌شود؟ اگر جلسه در فضایی خارج از کسب ‌و کار برگزار می‌شود، بهتر است مکانی را در نظر بگیرید که تمامی امکانات مورد نیاز شما را داشته باشد. اگر جلسه به صورت مجازی برگزار می‌شود، آدرس لینک یا شماره تماس را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید.

با رعایت این اصول، قدم اول را در تهیه دستور جلسه برداشته‌اید. اکنون زمان آن رسیده است که روی این زیرساخت مستحکم باقی قسمت‌های دستور کار جلسه را بنا کنید. این کار زمان چندان زیادی را از شما نخواهد گرفت. پس از اولین تجربه به خوبی متوجه می‌شوید که تهیه دستور کار جلسه بعدی در زمان کوتاه‌تری نیز به اتمام می‌رسد.

اهداف واقعی جلسه را به طور شفاف مشخص کنید

اکنون زمان آن رسیده است که دستور جلسه (Agenda) کامل را ایجاد کنید. در همین حال باید به این بیندیشید که هدف از تشکیل این جلسه چیست؟ در این جلسه چه موضوعاتی مورد بحث و گفتگو قرار می‌گیرد؟ انتظار می‌رود در پایان جلسه به چه نتایجی دست پیدا کنید؟
به عنوان مثال اگر سعی دارید که یک جلسه برای گردآوری ایده‌ها و نظرات افراد را تشکیل دهید، انتظار دارید که در پایان جلسه حداقل دو ایده احتمالی را در اختیار داشته باشید. به محض اینکه بهترین ایده‌ها انتخاب شدند، تیم برای عملی کردن ایده‌های مطرح شده وارد عمل می‌شود.

از اطلاعات شرکت نیز استفاده کنید

اگر به دنبال این هستید که تا جای ممکن بازدهی جلسه را افزایش دهید، باید مطمئن شوید که افرادی که در جلسه حضور پیدا می‌کنند به خوبی در جریان موضوع قرار گرفته‌اند و اطلاعات خود را در جلسه بازگو می‌کنند. ساده‌ترین راهکار تقاضای مشارکت آن‌ها است.
اگر قصد دارید جلسه را با حضور اعضای تیم برگزار کنید، از آن‌ها بخواهید که موضوعاتی که از نظرشان باید در دستور جلسه بعدی گنجانده شود را با شما در میان بگذارند. از این گذشته بپرسید که به چه دلیلی این ایده را برای دستور جلسه بعدی پیشنهاد داده‌اند. اگر این ایده را نادیده می‌گیرید، دلیل خود را برای مخالفت شرح دهید.

اولویت‌بندی مباحث دستور جلسه

در حالی که مفاهیم و موضوعاتی که قرار است در جلسه مورد بحث و گفتگو قرار گیرد را تعیین می‌کنید. بهتر است، آن‌ها را بر اساس اولویت درجه اهمیت در فهرست دستور جلسه بگنجانید. به این ترتیب جلسه بیش از زمان مقرر طول نمی‌کشد. برای اطمینان از اینکه زمان جلسه از بازه مشخص شده بیشتر نخواهد بود، همواره سعی کنید روی ۵ موضوع برای دستور جلسه (Agenda) متمرکز شوید.
از این گذشته بهتر است نکات کلیدی هر یک موضوعات را نیز مشخص کنید تا همه با محتوای جلسه آشنا شوند.

دستور جلسه را با سوال شروع کنید

معمولا برای طرح موضوعات یک دستور جلسه از عبارت‌های کوتاه استفاده می‌شود. به عنوان مثال «تکمیل پروژه کارفرما». مطمئنا همه متوجه مضمون کلی این موضوع می‌شوند؛ اما دقیقا درباره چه موضوعی بحث می‌شود. باید این موضوع را برای اعضای تیم شفاف کنید.
به جای این عبارات بهتر است، موضوعات جلسه را در قالب سوالاتی مطرح کنید. به عنوان مثال «از چه منابعی در تکمیل پروژه کارفرما استفاده شود؟» این سوال تصویر واضح‌تری از مباحث مورد مذاکره در جلسه را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌دهد.

زمان کافی را به جلسه اختصاص دهید

این کار اندکی دشوار به نظر می‌رسد. قانون کلی در خصوص دستور جلسه حاکی از آن است که همواره حجم موضوعات مورد نظر زمان مورد نیاز را تعیین می‌کنند. به عنوان مثال نیازی ندارید که ۱۰ دقیقه از زمان جلسه را صرف معرفی کنید. معرفی و توضیحات اولیه در ۲ دقیقه انجام می‌شود. ۱۰ دقیقه از زمان خود را باید به مهم‌ترین موضوعات اختصاص دهید.
به یاد داشته باشید که زمان جلسه نباید بیش از ۳۰ دقیقه باشد. اگر زمان جلسه بیش از این مدت طول می‌کشد، بهتر است تا جای ممکن از زمانی که در نظر گرفته‌اید، برای قسمت‌های مختلف بکاهید. اگر جلسه ظرف مدت ۲۰ دقیقه به پایان برسد، هیچکس اعتراضی نخواهد کرد. چراکه همه ترجیح می‌دهند جلسه سریع‌تر به پایان برسد.

دیگر اطلاعات مرتبط را نیز در نظر بگیرید

این اطلاعات عبارت هستند از نام افرادی که باید مدیریت زمان را برعهده داشته باشند و از شرکت‌کنندگان بخواهند که مدارک موجود را مطالعه کنید. به این ترتیب همه افراد با وظایف خود آشنا خواهند بود و حاضران نیز به خوبی می‌دانند که چه اتفاقاتی در شرف وقوع است.

نحوه آمادگی برای جلسه را مشخص کنید و سخن‌گوی هر موضوع را نیز مشخص کنید

همواره باید ۲۴ ساعت قبل از برگزاری جلسه دستور جلسه را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید. به این ترتیب آنها به افکار خود نظم می‌بخشند و به منابع مورد نیاز مراجعه می‌کنند. در نهایت با سوالات و نکاتی که در مورد هر موضوع در ذهن دارند، در جلسه شرکت می‌کنند. علاوه بر این فهرستی از وظایف و مسئولیت‌های هر فرد در جلسه را نیز تهیه کنید. به این ترتیب جلسه به بهترین شکل ممکن برگزار می‌شود.

قدم بعدی را مشخص کنید

پس از اینکه موضوعات کلیدی و اصلی را مورد بحث قرار دادید، باید چند دقیقه از جلسه را به بررسی اقدامات آینده اختصاص دهید. چه اهدافی را مد نظر قرار داده‌اید؟ در این صورت هدف جلسه بعدی نیز مشخص خواهد شد. به این ترتیب تهیه دستور جلسه بعد ساده‌تر و پیش‌بینی نتایج نیز امکان‌پذیر خواهد شد.

در آخر

دستور جلسه (Agenda) مهم‌ترین عنصر در برگزاری جلسات است. با استفاده از این عنصر نظم بی‌مثالی را به جلسات خود می‌بخشید که تا به حال نظیر آن را ندیده‌اید. زمانی که دستور کار جلسه به روشنی مشخص و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار گرفته باشد؛ همه به خوبی با وظایف و مفاهیم مورد بحث در جلسه آشنا خواهند بود. به این ترتیب اهداف جلسه به بهترین شکل ممکن دنبال می‌شود و نتایج مورد نظر نیز محقق خواهند شد.
با یک دستور جلسه مدون و دقیق نظم جلسات خود را افزایش دهید و از اتلاف انرژی نیروی انسانی و زمان اجتناب کنید. به این ترتیب در درازمدت شاهد تغییرات شگرفی در نحوه برگزاری جلسات و نتایج اصل از آن‌ها خواهید بود.

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *