اکنون که با مطالعه مقاله‌های پیشین تعریف جامع و کاملی از میز کار ترلو به دست آورده‌اید؛ زمان آن رسیده است که با ۵ کاربرد متفاوت این میز کار نیز آشنا شوید. و با استفاده از این ۵ کاربرد میزان بازدهی اعضای تیم را افزایش دهید. در این مقاله می‌آموزید که چگونه اقدامات زیر را به انجام برسانید:
- پیگیری
- ذخیره‌سازی
- اشتراک‌گذاری
- بحث و مذاکره
- ترکیب و ایجاد
استفاده از میز کار ترلو جهت پیگیری امور
این قابلیت محبوب‌ترین ویژگی ابزار ترلو به شمار می‌رود. با استفاده از این قابلیت امکان پیگیری نحوه انجام امور را زیر نظر بگیرید. تمامی پروژه‌های ایجاد شده در این میز کار یک زمان آغاز و پایان دارند. برخی از پروژه‌ها در تمامی روزها و برای یک بازه زمانی مشخص ادامه دارند.
در بورد کارت‌هایی وجود دارد که وظایف متفاوتی را در خود جای داده‌اند. این کارت‌ها باید در اولین فرصت به فهرست کارهای انجام شده انتقال داده شوند. در کارت‌ها مراحل متفاوت انجام یک پروژه گنجانده شده است. با توجه به مراحل مورد نیاز در انجام یک پروژه، فهرست هایی نظیر کارهای در انتظار تخصیص (To Do) کارهای در حال انجام (Doing) و کارهای انجام شده (Done) را ایجاد کنید.
این امکان وجود دارد که فهرست هایی با عناوین متفاوت را نیز جهت انجام امور مورد نظر خود در نظر بگیرید. در هر صورت کارت‌ها مسیر خود را از سمت چپ فهرست آغاز کرده و رفته رفته به سمت انتهای میز کار در سمت راست پیش می‌روند.
ویژگی های کاربردی
در محیط ترلو با ویژگی‌هایی مواجه می‌شوید که نحوه انجام امور را به مراتب ساده‌تر می‌کنند. در زیر کاربردی‌ترین ویژگی های موجود در این میز کار را با شما در میان می‌گذاریم:
- بکش و رها کن
این گزینه که آن را با نام Drag and Drop می‌شناسیم؛ بدان معنا است که همواره این امکان وجود دارد که کارت ها را از فهرستی به فهرست های دیگر انتقال دهید. برای این کار کافی است که کارت مورد نظر را بکشید و در فهرست مورد نظر رها کنید.
- سررسید اتمام پروژه
با استفاده از این قابلیت تاریخ تحویل پروژه را بر هر کارت مشخص کنید. زمانی که کار مورد نظر انجام شد؛ کارت را در فهرست انجام شده‌ها قرار دهید.
- افزودن اعضا
از طریق افزودن اعضا به میز کار ترلو انجام امور را به افراد متفاوتی واگذار کنید.
- چک لیست
تمام مراحل انجام یک پروژه را به اجزای کلیدی آن تفکیک کنید. مطمئن شوید که هیچ کاری از دید شما دور نمانده است.
میز کار ترلو فضایی جهت ذخیره سازی
این میز کار به ما اجازه می‌دهد که به‌سادگی هرچه تمام‌تر، منابع و اسناد موجود در این فضا را ذخیره‌سازی کنید. به عنوان مثال با ایجاد فهرستی‌های متمایز منابع مورد نیاز اعضا را ایجاد یا دستورهای آشپزی محبوب خود را در کارت‌ها ذخیره خواهیدکرد.
بر این بردها، فهرست‌هایی نیز وجود دارند که حاوی دسته‌بندی‌های متفاوتی هستند. این دسته‌بندی‌ها ساماندهی اطلاعات و ذخیره‌سازی آن‌ها را به مراتب ساده‌تر می‌کنند. کارت‌ها برای هر یک از موارد به صورت جداگانه طراحی می‌شوند و اطلاعات جانبی را در خود جای می‌دهند. در این کارت‌ها لینک‌های مرتبط با موضوع نیز قرار گرفته است و فایل‌های مرتبط در آن‌ها ضمیمه می‌شوند.
ویژگی های کاربردی ذخیره سازی
زمانی که صحبت از ذخیره‌سازی اطلاعات در ترلو به میان می‌آید؛ با نکاتی همچون موارد زیر روبه‌رو خواهید شد.
- ضمایم
با استفاده از این گزینه فایل‌های مورد نظر را از سیستم رایانه خود بر کارت ها بارگذاری کنید. علاوه بر این، امکان بارگذاری فایل‌ها از حافظه‌های ابری نظیر گوگل درایو نیز میسر است.
- نکات ویرایشی جهت تفاوت در نوشتار
با استفاده از این گزینه ساماندهی و نظم بیشتری را در میز کار ایجاد کنید. این گزینه این امکان را برای شما فراهم می‌کند که پیام‌های درج‌شده در بخش توضیحات را به شکل واضح‌تری برای کاربران میز کار به نمایش بگذارید. در این بخش بولت ذاری کنید و نوشته‌های خود را به شکل ایتالیک بنویسید.
- برچسب ها
با استفاده از برچسب‌ها، نشانه‌هایی مشخص را بر هر کارت قرار دهید. در این شرایط با استفاده از ویژگی فیلتر به کارت‌های مشابه دسترسی داشته باشید. در صورتی که می‌خواهید که برچسب مورد نظر بر کارت به نمایش گذاشته شود؛ از رنگ طوسی استفاده کنید.
- جستجو
با استفاده از کادر جستجو در میز کار ترلو تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. با توجه به نیازهای خود کارت‌های متفاوتی را ایجاد کنید و نگران گم‌کردن آن‌ها نباشید. میز کار ترلو امکان یافتن آن‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد.
ترلو برای به اشتراک گذاری ها
در اکثر موارد کارهای متفاوت توسط دپارتمان‌های مختلف انجام می‌شوند. در این حالت بوردهای متفاوتی در میز کار ترلو وجود دارند که روند انجام امور مختلف را به شما نشان می‌دهند. در این فضا باید امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات نیز وجود داشته باشد.
در غیر این صورت، دیگر بخش‌ها در جریان نحوه انجام امور قرار نمی‌گیرند. اما با استفاده از گزینه اشتراک‌گذاری بین بردهای متفاوت تمام تیم در جریان امور قرار می‌گیرند. از این گذشته، این امکان وجود دارد که مشتریان و ارباب رجوعان نیز در جریان نحوه انجام امور قرار گیرند.
ممکن است که فهرست‌ها در ابتدای هر ماه ایجاد شوند یا برای یک فصل در برد حضور داشته باشند. کارت‌هایی که نشان‌دهنده پروژه‌های متفاوت هستند نیز به فهرست مربوطه افزوده می‌شوند. کارت‌ها در موعدهای مشخص بهروزرسانی خواهند شد.
ویژگی های مفید اشتراک گذاری در ترلو
همانطور که گفته شد؛ اشتراک‌گذاری نیز یکی از قابلیت‌های جذاب ترلو است که قابلیت‌های حائز اهمیتی را در اختیار اعضا قرار می‌دهد.
- امکان ضمیمه کردن فایل به بورد و کارت ها
بردها و کارت‌های مرتبط با کارت مورد نظر را به آن ضمیمه کنید. به این ترتیب تمامی اعضای تیم در جریان جزئیات انجام کارت و مرحله‌ای که در آن قرار دارید؛ خواهند بود.
- نظرات
با استفاده از قابلیت اظهار نظر در کارت‌ها، این امکان وجود دارد که به روزرسانی‌ها را در تاریخ و زمان دقیق انجام دهید . از این گذشته، درج هر نظر نشان می‌دهد که نظر مربوطه در چه زمانی به کارت افزوده شده است.
- فعال سازی گزینه Power-up فایل های قدیمی
با فعال‌سازی این گزینه در برد ترلو، فایل هایی که مدت‌ها غیر فعال بوده‌اند را از ترلو محو کنید. به این شکل کارت‌هایی را مشاهده می‌کنید که مدت‌ها است هیچ‌گونه بهروزرسانی را تجربه نکرده‌اند.
ترلو برای بحث و مذاکره
بیایید واقع بین باشیم. هیچ چیز بدتر از برنامه زمانی مملو از قرارهای ملاقاتی نیست که هیچ برنامه‌ای برای آن‌ها در نظر گرفته‌اید. با استفاده از میز کار ترلو دستور کار جلسات خود را به واقعیت تبدیل کنید. از این گذشته، از آنجایی که تغییرات در ترلو در لحظه ایجاد می‌شوند؛ همه در جریان جزئیات و تغییرات دستور جلسه قرار می‌گیرند.
در این بخش فهرستی از موارد متفاوت را به وجود آورید. این موارد در طول جلسه آتی به بحث و تبادل نظر گذاشته می‌شوند. پیش از آغاز هر جلسه فهرست جدید ایجاد کنید که شامل تاریخ برگزاری جلسه باشد. در این فهرست کارت‌های مباحث مورد نظر را درج کرده و در صورتی که یک بحث به سرانجام رسید؛ کارت را به بخش مباحث بررسی‌شده انتقال دهید. پس از اتمام کارت‌ها جلسه نیز خاتمه پیدا می‌کند.
در صورتی که به برگزاری جلسه‌ای جهت ادامه موارد ذکر‌شده نیاز است؛ جلسه دیگری را در نظر بگیرید. این موارد را نیز به فهرست در انتظار مذاکره انتقال دهید.
در این بخش با استفاده از ویژگی‌های کاربردی ترلو مشخص کنید که چه بحث‌هایی با موفقیت به این مرحله رسیده‌اند و چه تغییراتی باید در شیوه انجام امور ایجاد شود. سوالات، اقدامات و مباحث مورد نظر را بررسی کنید.
- نمایش در بخش Power-up Apear.in
یک بخش اختصاصی برای ویدئو در برد ایجاد کنید و تمامی محتویات جلسات را در این بخش به نمایش بگذارید. در این شرایط تمام اعضا در جریان جلسه قرار می‌گیرند.
- بردها را کپی کنید
با استفاده از قابلیت کپی‌کردن برد یک نمونه برای ایجاد بردها تهیه کنید. به این ترتیب الگوی مورد نیاز جهت برگزاری جلسات را ذخیره خواهید داشت و تمام اعضا در جریان جزئیات امور قرار می‌گیرند.
- گزینه رأی گیری در Power-up
با استفاده از این گزینه متوجه می‌شوید که کدام یک از موضوعات و ایده‌ها بیش از سایرین توجه اعضا را به خود جلب کرده است. در این بخش کاربران این امکان را در اختیار دارند که رأی خود را در خصوص ایده‌های مطرح‌شده در کارت‌های ترلو درج کنند.
ترکیب و ایجاد
یکی از جالب‌ترین ویژگی‌های ترلو انعطاف‌پذیری بالای این میز کار است. در این میز کار مفاهیم متفاوت را با یکدیگر ترکیب کنید و ایده‌های تازه‌ای را به وجود آورید.
به عنوان مثال ممکن است که یک برد شامل فهرست‌هایی از اطلاعات ذخیره‌شده باشد و ایده‌هایی را در خود جای دهد.
از سوی دیگر اشتراک‌گذاری نیز فضایی است که به افراد اجازه می‌دهد که چشم‌انداز کاملی از نحوه انجام امور در تیم‌های متفاوت داشته باشند. در این برد مذاکره‌ها و گفتگوهایی که به صورت هفتگی در ترلو انجام می‌شوند نیز در دسترس است.
در آخر
میز کار ترلو شاهکاری است که با انعطاف بالا و امکانات فوق‌العاده خود نحوه انجام امور را به کلی متحول کرده است. در این فضا تنظیمات را به فراخور نیازهای خود به وجود آورید. امیدواریم که با این ابزارهای قدرتمند بردهایی را در ترلو ایجاد کنید که پاسخگوی نیازهای شما باشند. در این سری مقالات آموزشی میز کار ترلو با ما همراه باشید و با دیگر ویژگی‌های هیجان‌انگیز این ابزار آشنا شوید.
پاسخ دهید