سعید کشاورز

یک برد در ترللو ایجاد کنید – trello

ایجاد برد در ترللو

همانطور که در مقاله قبلی مطالعه کردید متوجه شده اید که برد‌ها محلی هستند که سازماندهی و مدیریت پروژه ها را امکان پذیر می کنند. اطلاعات در برد‌ها به اشتراک گذاشته می شوند. به این ترتیب رویدادهای ارزشمندی در کسب و کار روی می دهد.
در برد ترللو رویکردی یکسان را در خصوص نحوه انجام امور ایجاد کنید و کار ها را به پایان برسانید. به این ترتیب همواره در جریان کارهایی که باید انجام شوند قرار می گیرد.
بردها میز کارهایی هستند که از کارت ها و لیست ها تشکیل شده اند. لیست ها روند انجام کار ها و مراحل متفاوت کار را مشخص می کنند. این مراحل غالبا حاوی وظایف و مسئولیت هایی هستند که به ترتیب ضرورت اولویت بندی شده اند. با انجام وظایفی که در لیست ها مشخص شده است وظایف را در زمان مقرر به سرانجام برسانید.
ایجاد یک برد کاری ساده ای است. در ادامه با ما همراه باشید تا با جزئیات ایجاد یک برد آشنا شوید.

ایجاد برد ترللو

یک برد ایجاد کنید

در این بخش قصد داریم شما را با نحوه ایجاد یک برد آشنا کنیم. میز کار ترللو را باز کنید و با ما همراه باشید:

۱- از تب مربوط به برد تیم، گزینه Create new board را انتخاب کنید. البته همواره این امکان وجود دارد که از سربرگ ترللو علامت + را انتخاب و گزینه Create Board را برگزینید. علامت + درست در سمت چپ نام شما واقع شده‌است.

Create new board

۲- برای برد مورد نظر یک نام انتخاب کنید. به یاد داشته باشید که انتخاب با شما است. هر نامی که از نظر شما مناسب‌تر است انتخاب کنید. برد مورد نظر را به سازماندهی یک رویداد یا مدیریت یک وبلاگ انجام دهید یا کارهای شخصی خود را در آن ثبت کنید. آزادی عمل در ترللو در اختیار شما است. برد خود را به ردیابی مشتریان احتمالی اختصاص دهید یا مرخصی های کارمندان خود را مدیریت کنید.

افزودن لیست

پس از ایجاد برد در Trello باید با توجه به نیازهای خود لیست هایی را ایجاد کنید. به این منظور به ترتیب زیر عمل کنید:

ایجاد لیست در ترللو

۱- روی گزینه Add a list کلیک کنید تا اولین فهرست را به برد خود بیفزایید. به عنوان مثال لیست کارهای در انتظار انجام را ایجاد کنید. شما قادر هستید نام های ساده یا مانند To Do،Doing ، Done را برای لیست های خود انتخاب کنید. از این گذشته این امکان نیز وجود دارد که با توجه به نیاز های خود لیست های جزئی تری را نیز در برد ترللو ایجاد کنید.
۲- به تعداد روند‌ها و مراحلی که برای انجام کار به آنها نیاز دارید لیست ایجاد کنید. انعطاف پذیری بالای ترللو به شما اجازه می دهد که با توجه به سبک و ایده ای که در سر می پرورانید روندی منطقی را در برد به تصویر بکشید.

افزودن کارت به ترللو

افزودن کارت به ترللو

پس از ایجاد لیست‌های مورد نظر باید به جزئیات بیشتری بپردازیم. این جزئیات در کارت‌ها جای می گیرند. در ادامه با نحوه ایجاد کارت ها در ترللو آشنا می شوید.

۱- برای ایجاد کارت روی گزینه Add a card کلیک کنید. این گزینه در انتهای لیست واقع شده است. تا جای ممکن سعی کنید عنوان کارت را کوتاه انتخاب کنید. به این ترتیب اگر قصد داشته باشید به مرحله ای که کارت در آن قرار دارد بروید نیازی به تایپ نام های طولانی نخواهید داشت.

۲- با استفاده از گزینه Add more information اطلاعات بیشتری را در اختیار اعضای تیم خود بگذارید. به صورت اینترنتی تمام اعضای تیم از نحوه انجام کار و نکات ضروری از این دست اطلاع پیدا می کنند:

  • موعد زمان تحویل پروژه‌ها
  • توضیحات
  • چک لیست
  • فایل‌های ضمیمه
  • نظرات

 

با استفاده از گزینه Bulk اقدامات هیجان‌انگیزتری را نیز به انجام برسانید. به عنوان مثال با استفاده از این گزینه فهرستی از عناوین را به یک کارت انتقال دهید. ترللو به صورت خودکار هر خط را به یک کارت جدید تبدیل می کند.

دعوت از اعضا

دعوت از اعضا

به منظور انجام وظایف و اموری که در برد ترللو قرار داده‌اید باید افرادی را به این برد فرابخوانید. روی گزینه Invite از قسمت منوی برد کلیک کرده و اعضای تیم خود را انتخاب کنید. البته اگر اعضای تیم شما تا کنون در ترللو فعالیت نداشته اند، ابتدا باید نخوه عضویت و ثبت نام در ترللو را به آنها بیاموزید. از سوی دیگر این امکان نیز وجود دارد که اعضای تیم را با استفاده از ایمیل آدرس به ترللو دعوت کنید.
یک لینک برای سهولت در دعوت اعضای مورد نظر ایجاد کنید. برای این منظور از دکمه Easy-to-share در انتهای منوی دعوت استفاده کنید.
این لینک را در گروه‌های بحث و تبادل نظر به اشتراک بگذارید. به این ترتیب هر کسی که به این لینک دسترسی داشته باشد به سادگی به برد شما می پیوندد.

نکته ای درباره اصول امنیتی و میزان دسترسی افراد در برد ها

میزان دسترسی افراد در برد های ترللو

اگر با استفاده از این میز کار مدیریت انجام امور را برعهده گرفته اید، بهتر است بدانید که باید نکاتی را در زمینه اصول امنیتی و میزان دسترسی افراد در نظر داشته باشید. در ادامه با این نکات آشنا خواهید شد.
۱- برد های ترللو سه حالت امنیتی را در دسترس شما قرار می دهد:

  • حالت Private خصوصی

در این حالت تنها کسانی که شخصا به برد افزوده اید قادر به مشاهده اطلاعت هستند. این حالت برای برد های منابع انسانی که اطلاعات ارزشمند و حساسی را در خود جای داده‌اند مناسب است.

  • حالت Team visible

این حالت تنها به اعضای تیم اجازه دسترسی می دهد. در این حالت اعضای تیم به سادگی با یکدیگر تعامل خواهند داشت.

  • حالت Public

هیچ محدودیتی را برای دسترسی افراد به برد‌های ترللو در نظر نمی گیرد. در این حالت هر کسی امکان ورود به گروه را دارد. این گزینه برای گروه‌هایی که برای انجام کار های داوطلبانه تشکیل می شوند مناسب است.

۲- تغییر میزان دسترسی و به نمایش گذاشتن اطلاعات در برد‌ها. در این حالت وضعیت نمایان بودن اطلاعات را در سمت راست نام برد مشاهده می کنید.

۳- برد‌ها به تمامی اعضای تیم شما اجازه می دهند که به بهترین شکل ممکن با یکدیگر در ارتباط باشند. برای بردهایی که نباید در اختیار تیم ها باشد روی نام تیم کلیک کنید و سپس با استفاده از گزینه Change Team در بخش انتخاب تیم های حاضر، گزینه None را انتخاب کنید.

در ترللو ….
اکنون که با مطالعه این مقاله برد خود را تشکیل داده و اعضای تیم را به برد دعوت کرده اید، رسما کار خود را در ترللو آغاز نمودید.
اما این تنها شروع کار است. ترللو مزایا و امکانات فراوانی را برای شما به همراه خواهد داشت که شما را حیرت زده می کند. در مقاله بعدی نگاهی عمیق تر به بخش های متفاوت ترللو خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

منبع: ترللو

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *