سعید کشاورز

۲۲ نکته موثر در مشخص کردن deadline

۲۲ نکته موثر در مشخص کردن deadline

تنها در یک صورت هرگز نگران بدهی‌های خود نخواهید بود؛ در صورتی که بینهایت ثروتمند باشید یا از مدت‌ها قبل فکر همه چیز را کرده باشید. در غیر این صورت باید درآمد خود را به بخش‌های متفاوتی اختصاص دهید تا در آینده با مشکلی مواجه نشوید. باور کنید یا نه تعیین یک بازه مشخص برای میزان هزینه‌ها واقعا هزینه‌های شما را کنترل می‌کند.
اما اگر سرمایه مورد نظر زمان باشد چطور؟ آیا برای زمان خود نیز بودجه‌بندی خاصی را در نظر می‌گیرید یا بدون برنامه‌ریزی مشخص، زمان خود را سپری می‌کنید؟
Deadline یا سررسید در مورد زمان معادل بودجه‌بندی در بخش هزینه‌ها است. در این حالت بخشی از روز را برای تکمیل یک کار، دستیابی به یک هدف ارزشمند یا انجام اموری که در آینده از اتلاف زمان شما اجتناب خواهد کرد، در نظر می‌گیرید.
در این حالت شما برای امور متفاوت خود یک ضرب‌العجل تعیین می‌کنید. این تاریخ مدت زمانی که برای هدر دادن یا سرمایه‌گذاری در اختیار دارید را به شما نشان می‌دهد. به خاطر داشته ‌باشید، اگر در تنظیم موعد سررسیدها با بی‌دقتی وارد عمل شوید، چیزی جز خستگی برای شما باقی نمی‌ماند. در ادامه با ما همراه باشید تا به بررسی راهکارهایی که در تنظیم هوشمندانه موعد ضرب‌العجل (deadline) شما را یاری خواهد کرد، بیشتر آشنا شوید.

۲۲ نکته جهت تعیین سررسیدهای واقعی

۱ – قانون پارکینسون را دست کم نگیرید!

این قانون به این موضوع اشاره دارد که کارها و امور متفاوت به همان اندازه‌ای طول می‌کشند که برای آن ها زمان در نظر گرفته‌اید! بنابراین با تعیین یک موعد سررسید، برای پروژه‌ها و کارهای خود از طولانی شدن زمان انجام کارها بکاهید و روی قسمت‌های مهم‌تر متمرکز شوید.

۲- ایجاد یک جدول زمانی

در این حالت باید یک جدول زمانی برای امور متفاوت خود تهیه کنید. برای انجام هر کاری بازه زمانی از ۶۰ تا ۹۰ دقیقه را در نظر بگیرید. زمانی که زمان در نظر گرفته شده به پایان رسید، فرصت شما نیز تمام شده ‌است. به این ترتیب دست از پشت گوش انداختن امر مهم بر می‌دارید و در زمان مقرر روی وظیفه‌ای که برای خود تعیین کردید، متمرکز می‌شوید.

۳- قانون ۸۰/۲۰

این قانون به این موضوع اشاره دارد که ۸۰ در صد ارزشی که در نهایت ایجاد می‌شود، در گرو ۲۰ درصد تلاش است. با اعمال این قانون ابتدا ۲۰ درصد انرژی اولیه را صرف کنید تا ۸۰ درصد نتیجه مورد نظر را کسب کنید.

۴- پروژه در مقایسه با سررسید (project Vs deadline)

هر اندازه پروژه شما از انعطاف بیشتری برخوردار باشد؛ تعیین زمان سررسید مهم‌تر خواهدبود. اگر یک پروژه هیچ‌گونه انعطاف‌پذیری را در اختیار شما قرار نمی‌دهد. در این صورت بهتر است در تعیین ضرب‌العجل سخت‌گیری نکنید تا به مغز و روح خود مجالی برای استراحت بدهید. اگر انجام یک پروژه در مدت زمان کوتاهی امکان‌پذیر است، deadline را با سخت‌گیری تعیین کنید تا از اتلاف زمان اجتناب کنید.

۵- سررسید‌های کوتاه مفیدتر هستند

تجربه نشان داده است که هرگاه deadline از یک روز طولانی‌تر شود، باید آن را به واحدهای کوچک‌تری تقسیم کنیم. در واقع اگر سررسیدهای طولانی مدت را به درستی به بخش‌های کوتاه‌تری تقسیم نکنیم، در بازه زمانی تعیین شده کار را به پایان نمی‌رسانیم.

۶- قانون Hofstadter

این قانون به سادگی به این نکته اشاره دارد که انجام امور همواره از آنچه که فکر می‌کنید، بیشتر به طول می‌انجامد. در واقع برخی از افراد بر این باور هستند که بهتر است همواره زمان که در نظر گرفته‌اید را دو برابر کنید و براساس آن برنامه‌ریزی کنید. اگر پروژه سختی در دست دارید، باید صبور باشید و زمان کافی را برای انجام کار در نظر بگیرید.

۷- برنامه ریزی معکوس

با این رویکرد بهتر است، اول deadline را تعیین کنید و سپس به این بیندیشید که چطور می‌خواهید کار را انجام دهید. اگر پروژه‌های بی‌شماری را پذیرفته‌اید، بهتر است از این روش استفاده کنید.

۸- الگو تهیه کنید

اگر این نخستین باری است که قصد انجام یک پروژه را دارید، بهتر است یک نسخه کوتاه و کوچک از کار را انجام دهید. به این ترتیب قادر خواهید بود که موعد سررسید را به درستی تعیین کنید. به عنوان مثال قبل از نوشتن رمان ۳۰۰ صفحه‌ای خود بهتر است، یک کتاب الکترونیکی ۱۰ صفحه‌ای بنویسید.

۹- حلقه ضعیف زنجیر را پیدا کنید

به این بیندیشید که وقوع چه اتفاقاتی برنامه شما را به کلی مختل خواهدکرد. با شناخت ناشناخته‌ها deadline واقعی‌تری را مشخص خواهید‌کرد.

۱۰- شما ربات نیستید

در تعیین سررسید به خاطر داشته ‌باشید که اگرچه ربات‌ها قادر هستند ۲۴ ساعت در روز و بدون غذا و استراحت به کار خود ادامه دهند، شما یک ربات نیستید.
متأسفانه یا خوشبختانه شما برای حیات خود به تمام این امور وابسته هستید. سررسید خود را با این فرض که روزانه ۱۶ ساعت برای تکمیل پروژه کار خواهید کرد، تعیین نکنید!

۱۱- به بازخوردها توجه کنید

با توجه به نظرات و پیشنهادات همکاران خود یک رویکرد واقع‌بینانه را برای تعیین deadline در پیش بگیرید. اگر برای انجام امور ضرب‌العجل‌های غیرممکنی را در نظر بگیرد، نه تنها موفق به انجام کار نخواهید شد، بلکه موجب رنجش کارکنان و کارفرما نیز خواهید شد.

۱۲-برنامه ریزی مدام

اگر از سیستم برنامه‌ریزی معکوس برای تعیین deadline استفاده کرده‌اید؛ باید همواره در برنامه خود تجدیدنظر کنید. به این ترتیب همواره بخش‌هایی را از پروژه حذف یا به آن اضافه می‌کنید. به این ترتیب انجام پروژه در زمان تعیین شده امکان‌پذیر خواهد بود.

۱۳- در تعیین deadline بخش‌های قابل حذف را مشخص کنید

در ابتدا باید بخش‌هایی از پروژه که تأثیر چندانی در نتیجه پایانی ندارند را مشخص کنید. در این صورت اگر با محدودیت زمانی روبرو شوید، باید این بخش‌ها را نادیده بگیرید. با یک مثال منظور خود را مشخص خواهم کرد: اگر مجبور باشید در اسرع وقت صندوق ایمیل خود را خالی کنید، کدام ایمیل‌ها را پاک می‌کنید؟
یا اگر مجبور باشید، محصول خود را به سرعت روانه بازار کنید، چه گزینه‌هایی را در تولید نادیده می‌گیرید؟

۱۴- بازبینی

برای سررسیدهایی که بیش از یک ماه به طول می‌انجامد، بهتر است بعد از گذشت یک هفته از انجام کار یک بازبینی کلی روی روند کار انجام دهید. به این ترتیب از روش‌هایی استفاده خواهیدکرد که سرعت انجام پروژه را سریع‌تر می‌کند.

۱۵- راه‌های میانبر را دریابید

این نکته را به خاطر داشته باشید که تقریبا برای انجام تمام کارها و پروژه‌های دست ساز بشر یک راه میان‌بر وجود دارد. به دنبال راه‌های میان‌بر باشید. آیا متخصصی وجود دارد که پاسخ سوال‌های شما را داشته‌ باشد؟ آیا سیستمی برای پاسخگویی سریع به ایمیل‌ها وجود دارد؟ و بسیاری سوالات دیگر که راه را به شما نشان می‌دهد.

۱۶- زیرسازی بعد ریزه کاری

در این روش ابتدا یک سررسید را جهت انجام اصول بنیادین و زیرساخت‌های پروژه در نظر می‌گیرید. سپس یک deadline دیگر نیز برای انجام ظریف کاری‌های پروژه و تکمیل پروژه در نظر خواهید گرفت. در برخی از موارد حتی انجام دادن سریع زیرسازی پروژه‌ای به اندازه بی‌نقص انجام می‌شود که دیگر نیازی به ظریف‌کاری نیست.

۱۷- یادآوری

تاریخ سررسید را در مکان‌هایی که درست در مقابل چشم شما قرار دارد، قرار دهید. حساسیت و ضرورت deadline را درک کنید. در غیر این صورت عوامل متفاوتی همواره این سررسید را به تعویق می‌اندازد.

۱۸- برنامه ریزی رو به جلو

در این شیوه پیش از تعیین ضرب‌العجل انجام تمام امور مربوط به پروژه را در نظر می‌گیرید؛ سپس سررسید را تعیین می‌کنید. در این حالت به وضوح نقشه راه را مشخص می‌کنید و سپس محدوده زمانی را تعریف خواهید کرد.

۱۹- استفاده از زمان سنج

برای رعایت deadline از زمان‌سنجی استفاده کنید که بوق می‌زند. در واقع صدای شمارش معکوس زمان سنج در ۹۰ دقیقه پایانی به مراتب تاثیرگذارتر از ساعت‌های معمولی است.

۲۰- سررسید را یادداشت کنید

هر ضرب‌العجلی که بیشتر از چند ساعت طول می‌کشد، باید یادداشت شود. در غیر این‌صورت همه ‌چیز انتزاعی و غیرقابل لمس است. اما زمانی که سررسید را جایی نوشته باشید، تجسم واقع‌بینانه‌تری از آن خواهید ‌داشت.

۲۱- ارزان، سریع، خوب

بسیاری از صاحب نظران بر این باور هستند که در بهترین حالت تنها دو مورد از این سه حالت صادق خواهدبود. بنابراین در تعیین deadline و آغاز پروژه دو موردی که برای شما در اولویت است را انتخاب کنید.

۲۲- صبور باشید

شاید تعیین سررسید در نقطه مقابل مفهوم صبر قرار داشته‌ باشد؛ اما صبر در انجام پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. در واقع هر اندازه انسان صبورتری باشید، بهتر روی انجام پروژه متمرکز می‌شوید. بنابراین در نهایت پروژه را نیز در زمان کوتاه‌تری به پایان می‌رسانید.

در آخر

تعیین deadline برای انجام پروژه‌ها و امور متفاوت از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. بنابراین همواره برای انجام امور متفاوت خود یک موعد مشخص در نظر بگیرید. انسان‌ها در محدودیت‌ها، عملکرد بهتری را از خود نشان می‌دهند. علاوه بر این زمانی که برای انجام امور متفاوت برنامه مشخصی در نظر نگرفته‌اید، زمان زیادی را هدر می‌دهید.  در دنیای امروز زمان با ارزش‌ترین دارایی شما است. تعیین سررسید از اتلاف این دارایی ارزشمند جلوگیری می‌کند. صبور باشید و با تمرکز بالا بخش‌های مختلف پروژه را به انجام برسانید. زمان خود را صرف بخش‌های زائد پروژه نکنید. چرا که در بسیاری از موارد حذف این قسمت‌ها آسیب چندانی به بدنه پروژه وارد نخواهدکرد. با استفاده از نکاتی که در این مقاله به آن ها اشاره شد، سررسید انجام پروژه‌های خود را به بهترین شکل ممکن تعیین کنید و نتیجه درخشانی را به ثبت برسانید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *